パスセンター上大岡プラザブログ Blog
「こんなときどうする？」電話応対編📞
皆さんこんにちは、支援員の牧野です。
朝晩はめっきり空気が冷たくなりましたね。
陽射しが出ないときは尚のこと寒く感じます。
皆さんは風邪などひいておりませんでしょうか？
加湿を行いながら喉に潤いを与えましょう。
そして暖かくしながらお過ごししくださいませ。
さて本日は、「こんなときどうする？」電話対応編についてお伝えします。
Q：受けた電話を他部署に回したものの、なかなか出てもらえません。
どうすれば良いでしょうか。
A:電話の取次ぎは最後まで責任を持ってあたりましょう。
他部署の方の内戦を呼び出しても、誰も出ないようなときは
再びあなたが電話を取ります。
「折り返しご連絡をさせます」といって、お名前と電話番号をうかがい、
取り次ぐはずだった相手かその部署の人に伝言してください。
Q:電話で時間を伝えるときに気を付けることはありますか。
A:時刻や日付にかかわらず、重要なことを伝えるときは、聞き間違いと
勘違いをさける工夫が必要です。
たとえば「7時」という場合「しちじ」では「1時」に聞こえるかもしれないので
「ななじ」というなどです。
それが「午後7時」なら「19時（じゅうくじ）」といえばさらに間違いを減らす
ことができます。
Q:取り次ぐはずの電話を間違えて切ってしまったとき、どうすれば良いでしょうか。
A:あわてず、素直にあやまってください。再度取次ぎ先の方から着信があったとき、
「先ほどは失礼しました」と伝えれば大丈夫。
「保留→転送」の電話の操作が不安なら、同僚や先輩に再確認しておきましょう。
いかがでしたでしょう。
同じ場面に遭遇しましたら、このことを思い出して対応いただけると幸いです。